Definición de Proyectos y Objetivos en el marco de la Organización y Productividad Personal

¡Hola de nuevo, estudiante, profesional y emprendedor/a digital! En este artículo, quiero abordar la importancia de definir correctamente los términos "proyectos" y "objetivos". Sé que probablemente te encuentres en la misma posición que yo, sintiendo cierta frustración al tratar de conceptualizar estos dos términos tan familiares en nuestros ámbitos de acción. Por eso, me he tomado el tiempo de refinar el mensaje que quiero transmitirte en breves párrafos para que no quede ninguna duda al respecto.

Cuando profundizamos en libros, videos y otros artículos sobre Productividad Personal, es común encontrar que los autores definen a los proyectos, ya sean profesionales o personales, como el resultado de una o varias acciones. Un ejemplo típico que citan es el mantenimiento anual de un auto. Al decir "tengo que llevar el auto al service", asociamos esta frase a una tarea específica. Sin embargo, para llevar a cabo esa "tarea", primero debemos llamar o enviar un mensaje al técnico, solicitar un turno si es necesario, llevar el auto al taller y luego retirarlo. Solo al completar todas estas acciones podemos considerar el proyecto como finalizado.

Aquí es donde surgen dos cuestiones para debatir:

1. Cómo redactar los proyectos.
2. Dónde buscar información relacionada con esos proyectos.

En cuanto a la primera pregunta, los especialistas plantean dos enfoques: redactar los proyectos en infinitivo (por ejemplo, "realizar mantenimiento anual del auto") o como una acción ya concluida (por ejemplo, "mantenimiento anual del auto realizado en 2023"). Personalmente, he utilizado ambas declaraciones. Durante un tiempo, pensé que la segunda opción tenía más sentido, ya que al declararlo como "realizada", indicaba que se habían realizado varias acciones. Sin embargo, al operacionalizarlo en un calendario o agenda, resultó confuso tener mezcladas las tareas y el proyecto asociado a ellas.

En cuanto a la segunda pregunta, ¿dónde buscar la información relacionada con el proyecto?, si se declara el proyecto en infinitivo, se vuelve más difícil rastrear la información asociada. Por ejemplo, si tenemos un sistema digital, tendríamos que filtrar nuestra búsqueda utilizando la palabra clave "mantenimiento anual del auto", lo que arrojaría múltiples resultados, como el proyecto del año actual, del año pasado e incluso un recordatorio de objetivo anual que se renueva cada año.

Definición de Proyecto y Objetivo según la Metodología de Organización y Productividad de Pablo Ramos

Para abordar estas cuestiones, propongo una definición alternativa para estos dos conceptos: proyectos y objetivos. En mi opinión, esta definición resulta menos confusa y más fácil de operacionalizar.

• Proyecto: es el resultado o la manifestación tangible de un objetivo y se redacta en sustantivo.
• Objetivo: es una declaración clara y concisa de lo que se pretende lograr en un determinado período de tiempo y se redacta en verbo infinitivo.

Ejemplos de vinculación de proyectos y objetivos

Imaginemos que tienes la responsabilidad de llevar a cabo la renovación de la certificación ISO 9001 para una empresa X.

El objetivo sería tu meta clara y concreta: "Renovar la certificación ISO 9001 en 2023". Este objetivo te indica el resultado específico que deseas alcanzar.

Por otro lado, el proyecto se denominaría "Renovación de certificación ISO 9001 en 2023" y dentro de él encontrarías documentos y registros como cotizaciones a proveedores, informes de aprobación, informes de solicitud y registro de facturas.

La clave está en comprender que los objetivos son accionables, es decir, te indican lo que debes lograr, mientras que los proyectos son memorables o archivables, ya que agrupan todas las tareas y acciones relacionadas con ese objetivo.

Veamos otro ejemplo: imaginemos que estás en la etapa final de tu carrera universitaria y te encuentras ante la exigencia de completar un número específico de horas en seminarios o cursos electivos. En este escenario, has decidido inscribirte en el "Seminario Electivo N° 1". Ahora, es crucial tomar medidas rápidas y eficientes, ya que además de cursar este seminario, debes cumplir con otras responsabilidades académicas o laborales.

Tu objetivo es claro y determinado: "Aprobar el Seminario Electivo N° 1 en septiembre 2023". Este objetivo te brinda una dirección clara y te indica el resultado final que deseas alcanzar en un plazo específico.

Para alcanzar este objetivo, necesitarás un proyecto asociado: "Aprobación del Seminario Electivo N° 1 en septiembre 2023".

Supongamos ahora que un compañero te solicita una recomendación sobre el curso o cualquier temática relacionada. ¿Dónde crees que sería más fácil encontrar esa información? La respuesta radica en el proyecto. Dentro de él, tendrás una recopilación organizada de todos los detalles relevantes, como el temario, los materiales de estudio y cualquier otra información útil sobre el curso.

Ejemplo de objetivos complejos y la trazabilidad de la información

Objetivo “Lanzar negocio digital de venta de formación online de Diseño Gráfico e Identidad Marcaria al menos en octubre 2023”

1. Investigar el mercado objetivo y la demanda de formación online en Diseño Gráfico e Identidad Marcaria.
2. Crear y diseñar el sitio web para la plataforma de formación online.
3. Desarrollar y estructurar el contenido de los cursos de Diseño Gráfico e Identidad Marcaria.
4. Implementar una estrategia de marketing digital para promover y dar a conocer la plataforma.
5. Configurar una plataforma de pago segura y eficiente para la venta de los cursos online.
6. Establecer políticas y procedimientos para el soporte al cliente y la atención de consultas.
7. Realizar pruebas y ajustes en la plataforma y los cursos antes del lanzamiento oficial.

Proyecto: “Lanzamiento de negocio digital de venta de formación online de Diseño Gráfico e Identidad Marcaria - octubre 2023”

1. Investigación del mercado objetivo y la demanda de formación online en Diseño Gráfico e Identidad Marcaria.
2. Creación y diseño del sitio web para la plataforma de formación online.
3. Desarrollo y estructuración del contenido de los cursos de Diseño Gráfico e Identidad Marcaria.
4. Implementación de una estrategia de marketing digital para la promoción y difusión de la plataforma.
5. Configuración de una plataforma de pago segura y eficiente para la venta de los cursos online.
6. Establecimiento de políticas y procedimientos para el soporte al cliente y la atención de consultas.
7. Realización de pruebas y ajustes en la plataforma y los cursos antes del lanzamiento oficial.

Como puedes observar al incrementarse el número de micro objetivos, la importancia de definir el marco de soporte en un proyecto resulta un paradigma muy apropiado para la gestión de la información. 

Los objetivos son las intenciones transformadas en pasos accionables, mientras que los proyectos son los archivos que recopilan los resultados y el progreso de esos pasos.